Gromadzenie dokumentów przeznaczonych do zniszczenia może być kłopotliwe dla każdej firmy. Znajdujące się na nich dane osobowe czy informacje poufne powinny być odpowiednio chronione od wytworzenia po moment zniszczenia. Poznaj sposoby bezpiecznego magazynowania materiałów przeznaczonych do zniszczenia.
Każde szanujące się przedsiębiorstwo dba nie tylko o porządek w samej siedzibie i jej pomieszczeniach, ale także – a może przede wszystkim – o uporządkowaną dokumentację. Przejrzyście poukładana, posegregowana oraz posortowana dokumentacja znacznie ułatwia pracę, ponieważ dużo szybciej znajdziemy potrzebny dokument, jeżeli wiemy, gdzie go szukać.
Utrzymywanie żelaznej zasady dotyczącej porządku w dokumentach sprawdza się także w przypadku, gdy część z nich przeznaczamy do zniszczenia. Może to być konieczne ze względu na przykład na przenoszenie się siedziby firmy, zwykłe regularne porządkowanie i remanent, albo z uwagi na wymagania prawne. Ten ostatni powód szczególnie dotyczy tych dokumentów, które zawierają informacje poufne i dane osobowe, ponieważ okres ich legalnego przetwarzania jest ściśle określony przez ustawodawcę.
Jak więc gromadzić dokumenty przeznaczone do niszczenia? Co należy wziąć pod uwagę zamawiając transport, który przewiezie je do firmy zajmującej się ich utylizacją?
Porządek musi być
W przypadku materiałów, które ulegają szybkiej dezaktualizacji lub wytwarzaniu dużej liczby projektów zawierających dane osobowe lub informacje poufne, warto zainwestować w specjalne szafki do przechowywania dokumentów do utylizacji. Taka zamykana szafka zapewnia bezpieczeństwo zgromadzonych materiałów i jednocześnie magazynuje je w sposób zorganizowany, estetyczny i zgodny z przepisami RODO. Co więcej, szafki takie mogą być systematycznie opróżniane przez dedykowane firmy – na zasadzie regularnych odbiorów – np. 1 raz w miesiącu, lub okazjonalnie – w zależności od potrzeb firmy.
Segregatory, teczki, koszulki i inne przedmioty wspomagające organizację to ważna kwestia do omówienia w temacie gromadzenia dokumentów, które chcemy zniszczyć. Jeżeli zdecydowaliśmy się na przekazanie naszych dokumentów firmie zajmującej się profesjonalną utylizacją – musimy wiedzieć, że bezpieczne ich przewożenie odbywa się w zaplombowanych kontenerach. Koszt, jaki poniesiemy za proces niszczenia dokumentów, zależy w dużej mierze od ich ilości, którą wiele firm mierzy właśnie liczbą zapakowanych kontenerów. Zazwyczaj im więcej kontenerów, tym cena jednostkowa jest mniejsza – to popularna polityka cenowa w wielu firmach specjalizujących się w niszczeniu dokumentów.
Bezpieczeństwo i oszczędność niszczenia dokumentów
Jeśli chodzi o przygotowywanie materiałów przeznaczonych do zniszczenia – warto, tak jak wspomnieliśmy wcześniej – oddzielić je od tych, które musimy zachować korzystając z segregatorów, teczek lub koszulek. W momencie jednak, gdy chcemy obniżyć cenę niszczenia akt musimy pamiętać, że same segregatory lub teczki zazwyczaj nie zawierają danych wrażliwych, więc nie ma konieczności ich niszczenia. Wobec tego papierowe dokumenty przed zapakowaniem warto jest wyjąć ze zbędnych opakowań i włożyć bezpośrednio, w formie luźnych kartek do specjalnego worka lub kartonu. To korzystnie wpłynie na cenę, ponieważ:
- niszczenie samego papieru jest tańsze, niż niszczenie go w połączeniu z innymi tworzywami;
- waga papieru bez zbędnych „opakowań” będzie mniejsza, tak samo jak i jego objętość – dzięki pakowaniu luźnych kartek będziemy mogli zapakować do kontenera większą ilość dokumentów, niż w przypadku zapełnionych po brzegi segregatorów.
Jak w przypadku każdej czynności, która wiąże się z przetwarzaniem, przechowywaniem lub niszczeniem dokumentów – sposób, w jaki je gromadzimy jest bardzo istotny dla bezpieczeństwa osób i przedsiębiorstw. Na każdym etapie gromadzenia dokumentów warto zadbać o porządek, ponieważ tak naprawdę tylko on może nas uchronić przed niepożądanymi działaniami osób trzecich, jakie mogą być konsekwencją zaniedbań w tej kwestii. Na szczęście, na rynku dostępnych jest wiele firm, które oferują profesjonalną pomoc przy działaniach dotyczących niszczenia dokumentów.
Źródło: Essi – utylizacja dokumentów
