Wraz z rozwojem technologicznym nastąpiła swoista ewolucja możliwych wersji dokumentacji. Obecnie nikogo już nie dziwią cyfrowe odpowiedniki dokumentów, które są traktowane równorzędnie z papierowymi. Mimo to pierwsze skojarzenie, jakie mamy, myśląc o biurze lub dokumentach, przywodzi na myśl raczej teczki i segregatory wypełnione papierami niż ich odpowiedniki zapisane na innych nośnikach danych. Dlaczego tak właściwie jest? Głównej przyczyny takiego stanu rzeczy należy upatrywać w tym, że w naszej świadomość dokument papierowy jest wciąż tym najbezpieczniejszym i nawet w przypadku jego cyfrowych wersji często posiadamy także papierowy wydruk luk kopię.
Różnice pomiędzy dokumentem papierowym a jego cyfrową formą
Z punktu widzenia prawa nie ma żadnej różnicy, czy będziemy przechowywać swoje dokumenty w postaci cyfrowej, czy też w postaci wydruków, o ile jedne i drugie zostały sporządzone we właściwy sposób. Oba rodzaje zapisu dokumentacji są prawidłowe w świetle przepisów i równoważne ze sobą. Pomimo wielu podobieństw, istnieje między nimi kilka różnic: dokument elektroniczny może istnieć wiecznie i w przeciwieństwie do papierowego, nie potrzebuje także żadnych podpisów czy pieczęci poświadczających jego autentyczność. Pomimo tego w świadomości wciąż jest uznawany za coś niepełnoprawnego, co powinno mieć swój fizyczny odpowiednik. To przeświadczenie wywodzi się z przekonania, że cyfrowe dokumenty jest o wiele łatwiej podrobić lub zmienić ich treść w przeciwieństwie do tych papierowych. Oczywiście nie jest to prawda, gdyż obecnie dokumenty cyfrowe opatrzone są e-podpisami będącymi unikalnymi kluczami poświadczeń, które uniemożliwiają jakiekolwiek naruszenia ich formy.
Postęp w dziedzinie rozwoju nośników danych
Swoista minimalizacja przeniknęła także do sfery cyfrowych dokumentów. Jako że biurokracja postępuje z roku na rok (i nie zapowiada się, aby postęp ten miał się zatrzymać w najbliższych latach), konieczne stało się zapisywanie jak najbardziej obszernych treści na jak najmniejszych nośnikach danych. W ten sposób dyskietki zostały zastąpione płytami CD i DVD w połowie lat dziewięćdziesiątych, a te z kolei ustąpiły miejsca magnetycznym i elektronicznym nośnikom informacji pozwalających na wielokrotny zapis urządzenia bez większych ograniczeń. Obecnie najbardziej popularne są dyski HDD, SDD, bądź pamięci przenośne USB. Powszechne zastosowanie tego rodzaju nośników danych jest ściśle związane z komputeryzacją przedsiębiorstw – obecnie trudno wyobrazić sobie jakiekolwiek buro bez dostępu do komputera i Internetu.
Różnice w niszczeniu dokumentów papierowych i nośników danych z dokumentami
Wszelką dokumentację powinno się niszczyć zgodnie z obowiązującym prawem i normami. W myśl polskiego prawa dokumentacja powinna zostać zniszczona w taki sposób, aby nie było możliwe ponownie odczytanie jej treści. Oznacza to, że zarówno dokumentację papierową, jak i tę zapisaną na nośnikach danych obowiązują dokładnie takie same regulacje i przepisy. W przypadku papierowych dokumentów sprawa wydaję się nieco prostsza niż przy magnetycznych czy elektronicznych nośnikach danych – klasyczną dokumentację można bez większych problemów samodzielnie zniszczyć w niszczarce spełniającej wytyczne normy DIN 66399. Jednakże nawet najlepsza biurowa niszczarka nie podoła zniszczeniu sprzętu elektronicznego (niektóre są w stanie niszczyć optyczne nośniki danych). Aby uniknąć konsekwencji prawnych lub wycieku wrażliwych informacji firmowych, najlepiej skorzystać z pomocy firmy profesjonalnie niszczącej dokumentację, która oferuje kompleksowy wachlarz usług utylizacji danych bez względu na rodzaj nośnika. Pozwoli Ci to skutecznie pozbyć się niepotrzebnego sprzętu, który nie powinien zostać zwyczajnie wyrzucony do kosza na śmieci lub oddany na złom. Decydując się na wybór profesjonalisty, zyskujesz pewność, że całość procesu odbędzie się zgodnie z prawem, a osoby niepożądane nie będą mieć dostępu do treści zawartych na nośnikach.
