Nieprawidłowe niszczenie dokumentów firmowych wiąże się z poważnymi konsekwencjami dla właściciela przedsiębiorstwa. Osoba, która przechowuje, zabezpiecza i utylizuje dokumenty firmowe niezgodnie z obowiązującym prawem i przepisami RODO, może zostać ukarana bardzo wysoką karą pieniężną wynoszącą nawet do dwóch milionów euro.
Sprawny proces przechowywania i utylizacji dokumentów firmowych
Osoby planujące rozpoczęcie działalności gospodarczej, bez względu na to czy będzie to firma produkcyjna, czy też przedsiębiorstwo działające na zasadach małej korporacji, powinni mieć świadomość, jak ważne jest przechowywanie dokumentów firmowych, a także utylizacja odpadów papierowych. Działanie to powinno być zgodne z prawem. Przechowywanie dokumentacji firmowej wymaga posiadania takiego zabezpieczenia, jak szafki na dokumenty zgodne z RODO. Oprócz tego należy także posiadać pojemniki zgodne z RODO. Pozwala to na bezpieczne gromadzenie wytworzonej w przedsiębiorstwie dokumentacji papierowej, zawierającej poufne dane, a także treści tajne, które nie mogą dostać się w niepowołane ręce czy też znaleźć się w posiadaniu cyberprzestępców i osób sabotujących działalność firmową. Należy pamiętać, że bardzo dużą rolę w przedsiębiorstwie generującym odpady papierowe jest ich utylizacja. Dotyczy ona nie tylko dokumentów papierowych, ale również nośników danych. Proces utylizacji dokumentów firmowych może odbywać się na dwa sposoby, w zależności od tego, jaką ilością tego odpadu papierowego dysponuje dana firma.
Niszczarki zgodne z RODO – sposób na utylizację małej ilości dokumentów w firmie
Osoby prowadzące mikrodziałalności gospodarcze, a także jednoosobowe działalności gospodarcze, zazwyczaj nie generują dużych ilości odpadów papierowych. Oznacza to, że na właścicielach tych firm spoczywa obowiązek samodzielnego utylizowania dokumentacji firmowej, przy pomocy odpowiednio dobranych niszczarek. Sprzęt ten powinien być dopasowany do indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa. Oznacza to, że musi on być wydajny i wystarczyć do bieżącej utylizacji dokumentów firmowych. Maszyny, czyli niszczarki zgodne z RODO umożliwiają bezpieczne, a jednocześnie profesjonalne niszczenie dokumentacji firmowej w taki sposób, aby pocięte na paski o odpowiedniej szerokości i wysokości dokumenty nie ułatwiały odczytania znajdującej się na nich treści, w tym poufnych danych czy tak zwanych danych wrażliwych.
Niszczarki zgodne z RODO umożliwiają utylizację dokumentacji firmowej zgodnie z obowiązującą normą DIN 66399 w trzecim stopniu tajności P-3. Jest to norma stawiana maszynom i procesom niszczenia dokumentacji firmowej. Dobrej jakości niszczarki zgodne z RODO pozwalają na bieżące pozbycie się zalegające w firmie odpadów papierowych, zawierających dane poufne lub wrażliwe.
Bezpieczna utylizacja dokumentów firmowych prowadzona przez wyspecjalizowane firmy
W przypadku przedsiębiorstw generujących sporą ilość odpadów papierowych należy mieć świadomość, że gromadzenie ich w magazynach bądź też ponadterminowe przechowywanie, grozi poważnymi konsekwencjami. Dlatego warto skorzystać z pomocy firm oferujących mobilne niszczenie dokumentów. Pozwala to na pozbycie się zalegających w przedsiębiorstwie płyt CD, innych nośników danych, jak również dokumentów papierowych, zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami, a także wytycznymi znajdującymi się w RODO. Utylizacja dokumentacji papierowej w firmie, przeprowadzona zgodnie z prawem, polega na ustaleniu terminu odbioru odpadów papierowych. Firma oferująca tego typu usługi dysponuje flotą pojazdów przystosowanych do przewozu dokumentacji papierowej przeznaczonej do utylizacji. Odpady te mogą zawierać elementy metalowe, a także grzbiety z bindownic i innego rodzaju zszywki, wykonane między innymi z tworzyw sztucznych. Mobilne niszczenie dokumentów firmowych pozwala na pozbycie się jednorazowo bardzo dużej ilości odpadów. Są one dostarczone do wyznaczonego bezpiecznego i monitorowanego miejsca. Dzięki temu przedsiębiorca ma gwarancję, że utylizacja dokumentów firmowych będzie bezpieczna, a dane, które zawierają wyżej wymienione dokumenty, nie wejdą w posiadanie osób nieupoważnionych do tego celu.
Niszczenie dokumentów zgodne z obowiązującymi przepisami daje gwarancję tego, że będą one utylizowane w taki sposób, aby ich treść nie mogła zostać wykorzystana przez osoby niepowołane i cyberprzestępców. Małe ilości dokumentów można niszczyć w maszynach zgodnych z normą DIN 66399. Z kolei gromadzone w dużych ilościach odpady papierowe, mogą być przekazane do firm oferujących mobilne niszczenie dokumentacji.
